Notizen zum Kunden

Wozu Notizen da sind

Nach der Behandlung weißt du Dinge, die du beim nächsten Mal wieder brauchst: dass ein Kind eingeschult wird, dass es fester sein darf, dass das linke Bein Probleme macht. Genau dafür gibt es die Notizen. Du schreibst sie in zehn Sekunden auf, und beim nächsten Termin stehen sie oben, ohne dass du suchen musst.

Eine Notiz schreiben

Öffne den Termin, zum Beispiel aus Heute › Heute oder dem Termine › Kalender. Unten auf der Terminseite steht das Feld „Notiz zu diesem Termin“. Darunter setzt du bei Bedarf einen von zwei Haken:

• „Gesundheitlich“ markiert einen Hinweis zur Gesundheit. Er steht beim nächsten Termin ganz oben.
• „Beim nächsten Mal ansprechen“ ist für Dinge wie „Einschulung: nachfragen, wie es war“.

Auf der Seite „Heute“ klappst du bei einem Termin, der schon begonnen hat, die Notizen auf und schreibst dort direkt. Nimmst du einen Termin am Telefon unter Termine › Neuer Termin auf, wird das Feld „Notiz“ ebenfalls eine Notiz zum Kunden.

Was beim nächsten Termin oben steht

Auf der Terminseite zeigt der Kasten „Zuletzt notiert“ zuerst die Gesundheitshinweise, dann was angesprochen werden soll, dann die letzten drei Notizen. Hatte der Kunde nach der Notiz einen Termin, rutscht „Beim nächsten Mal ansprechen“ von selbst in den Verlauf. Du musst nichts abhaken.

Auf der Seite „Heute“ steht nur eine Zeile wie „2 Notizen · 1 Gesundheitshinweis“. Den Inhalt siehst du erst, wenn du sie aufklappst. So liegt auf einem Tablet im Studio nichts offen herum. Im Kalender zeigt ein kleiner Stift, dass es Notizen gibt.

Über „alle Notizen“ kommst du zum Verlauf. Dort filterst du nach Gesundheitlichem und änderst oder löschst Notizen. Ändern darfst du deine eigenen, der Inhaber alle.

Gesundheitshinweise nur mit Zustimmung

Hinweise zur Gesundheit darfst du nur speichern, wenn dein Kunde ausdrücklich zugestimmt hat. Solange das nicht geschehen ist, ist der Haken „Gesundheitlich“ gesperrt. Die Zustimmung bekommst du auf drei Wegen:

• mit dem Gesundheitsbogen, dessen Zustimmung die Hinweise mit einschließt,
• im Studio: Über „Jetzt im Studio aufnehmen“ reichst du deinem Kunden das Gerät, und er setzt den Haken selbst,
• per Mail: Über „Link zur Zustimmung per Mail schicken“ entscheidet er zu Hause.

Widerruft der Kunde, sind seine Gesundheitshinweise sofort gelöscht. Sagt er es dir mündlich, trägst du den Widerruf auf der Seite zur Zustimmung ein.

Wer Notizen sieht

Der Inhaber sieht alle Notizen. Eine Mitarbeiterin sieht die Notizen der Kunden, die sie in den letzten zwölf Monaten behandelt hat oder mit denen sie einen kommenden Termin hat. Übernimmt sie einen Termin einer Kollegin, bekommt sie die Sicht mit dem Termin. Ein Zugang ohne zugeordnete Person sieht keine Notizen.

Schreib nur, was du dem Kunden auch zeigen würdest. Er sieht Notizen nicht in seinem Kundenkonto, darf sie aber jederzeit lesen: Sie stehen in der Auskunft über seine Daten.

Wann Notizen verschwinden

Gesundheitshinweise werden sechs Monate nach dem letzten Termin des Kunden gelöscht, alle anderen Notizen drei Jahre danach, gerechnet ab Jahresende. Kommt jemand regelmäßig, bleiben seine Notizen stehen.

Wichtig bei Gästen

Bucht jemand ohne Kundenkonto, legt Wembora für jede Buchung eine eigene Kundenakte an. Eine Notiz steht dann nur bei dem Termin, zu dem sie gehört, und beim nächsten Termin dieses Gastes noch nicht. Über mehrere Termine hinweg funktionieren Notizen bei Kunden mit Kundenkonto. Unter Kunden › Kunden findest du alle Akten.